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目指せ定時!残業削減に効果的な5つの方法!

残業を減らして自分の時間をもっと持ちたいのに、うまくいかないあなた。

プライベートでやりたいことが沢山あるのに、会社に縛られてやりたいことが出来なくなるのって相当なストレスですよね。

会社勤めであろうとなかろうと、あなたの時間をコントロールするのはあなた自身であるべきです。

とはいえども、定時退社を徹底し始めると、周囲との予期せぬ軋轢の元になることも事実。

「いい・悪い」ではなく、あくまで日本の集団組織はそういうものなんですよね。

ワークJ
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だからといって、やみくもに残業をするというのも本末転倒

じゃあどうすればいいの・・・とお困りのあなた。

ご安心ください。私が実際に残業を削減するテクニックを伝授します!

ワークJ
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実際、同僚と比べて残業量はダントツに少なかったです

キチンと成果を出しつつ、余計な軋轢もうまない退社時間のコントロール方法ですよ!

残業をするメリットについて考えてみよう

退社時間をコントロールする方法についてお話する前に、「そもそも残業っていいことなの?悪いことなの?」という点について考えてみましょう。

残業によって得られるメリットは”以前は2つありました。

ワークJ
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”以前”ってことは、今は違うんだね

一つは「賃金」ですね。

作業内容問わず、時間外労働は1.25倍増しとなりますので、(疲労を度外視するなら)単純にお得です。

もう一つは「会社への貢献度」です。

未だに土着信仰のようにいまだ根強く残っている組織もあるかもしれませんね。

定時で帰宅する人間=自己中心的であり、事業所の最後まで仕事をしている人間が「社員の鏡」のようにもてはやされてました。

ですが、これももはや過去の話です。

働き方改革などの影響もあり猫も杓子も「コスト削減」が今のトレンドです。

「残業=生産性の低さゆえのロス」という視点に変わってきています。

残業(法定時間外労働)によって得られるメリットは「1.25倍」の割増賃金だけ

残業することによって生じるデメリットとは何だろう

次は残業によって生じるデメリットについて考えてみましょう。

①趣味に投じる時間や体力的ロス

1つめは趣味に投じるリソース(時間や体力)のロスです。

定時退社した場合と2時間ほど残業した場合では、一日の過ごし方がまるで違います。

17時に定時退社した場合、帰宅して食事や入浴を済ませるまで20時まで見ておけば十分でしょう。

23時に寝るとしても、自分がすきなことを3時間ほど出来るというわけです。

これが+2時間ずれこむとなると、「何もせずに寝るか」か「夜更かしするか」の2択となります。

ワークJ
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正直どっちも選びたくないなぁ・・・

余力がある上で好きなことをやるからこそ、気力もチャージされますしストレスも解消します。

定時退社こそ「明日以降の仕事も頑張ろう!」という好循環が生まれやすいのです。

②大事な人やペットと過ごす時間のロス

あなたに家族や恋人、あるいはペットがいるならば、一緒に過ごせる時間だけはお金にかえることはできません

未就学児の子どもは早く寝ますので、残業続きだと遊ぶこともロクにできないですよね。

子どもの成長はとっても早いので「一番可愛い時期に相手してあげられなかった」ということにもなりかねません。

またペットは人間よりも遥かに寿命が短いので、しっかり時間をとって一緒に過ごしてあげることが大事です。

仕事があるとはいえ、かけがえの無いもの見過ごすことだけはないようにしたいものです。

③会社からの評価が下がる

前章の「残業することによって生じるデメリットは何だろう」にも書きましたが、現在多くの企業では「残業をしないことが正義」という風潮になってます。

ワークJ
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正義、というのは多少皮肉がはいってます(笑)

残業をせずにいかに定時内で仕事を終らせるか高評価のポイントでもありますので、ずるずると仕事をするわけにもいきませんよね。

もちろん業務内容によって回避できない残業が生じることもありますが、その時は上長に「内容」と「目安時間」を伝えるようにしましょうね。

残業削減方法1.一日の計画をざっと立てる

残業はデリットのほうが大きいことを踏まえ、これから残業を減らす方法を具体的に考えていきましょう。

残業を削減する為のステップとしてもっとも大事なのは「1日の計画を自分でコントロールする」、これにつきます。

これが基本のOSであり、あとの削減方法はそこに追加するアプリケーションなんです。

ところであなたがおもちの手帳には出勤の日のスケジュール詳細は書かれてますでしょうか。

仕事の日をおおっぱに「仕事」としか書かれていないようではいけません。

また、「会議」や「研修」とだけ書かれているようでも足りませんね。

あなたが1日でこなすべき仕事をきちんと把握した上で、時間帯別に割り振っておきましょう

ワークJ
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これが「できない」という場合はもっと根本的な問題は含まれているかも

尚、スケジュール通り行かないことも当然多いですので、「調整」のためのブランクの時間もどこかに設けておくとよいですよ。

残業削減方法2.早く帰りたい日を予め宣言しておく

毎日残業をしない・・・というのは勤め先のカラーによっては難しい場合があります。

また、月に数日程度のNO残業デーぐらいではあなたのQOL(クオリティ・オブ・ライフ)はあまり上がりません。

QOLとは・・・

ひとりひとりの人生の内容の質や社会的にみた生活の質のことを指し、つまりある人がどれだけ人間らしい生活や自分らしい生活を送り、人生に幸福を見出しているか、ということを尺度としてとらえる概念である。QOLの「幸福」とは、身心の健康、良好な人間関係、やりがいのある仕事、快適な住環境、十分な教育、レクリエーション活動、レジャーなど様々な観点から計られる。

(Wikipediaより)

どうしても定時退社を増やしたい場合、「プライベートを優先」する日を設定し、周りに公言しておくことが有効です。

理由については家族サービスやペットの世話等が無難ですが、必要に応じてアレンジしましょう。

最初は少し戸惑うかもしれません。

また、「自分だってプライベートに予定があるのに」という周囲の声も出てくるでしょう。

でも一切気にする必要はありません

なぜならそういう人達はなんだかんだいってプライベートより仕事を優先しているわけですから。

あなたが何度も繰り返すと「あぁ、今日は○○の日なんですね」と周りも慣れてきます。

そうなったらしめたもの。

あなた自身がペースを作って、うまく周りを巻き込むことはとっても有効ですよ。

残業削減方法3.ムダなおしゃべりはしない

予定を大きく狂わせる要素の一つとして「ムダなおしゃべり」があげられます。

特に、有益な内容とムダな内容問わず、話すと長くなる人には要注意。

10分程度の想定のはずが、30分と大幅超過することもありえます。

業務中ならまだしも、退社間際に話かけてしまうと自ら地雷を踏むようなものです。

話が長い人はきちんと把握しておき、業務上どうしても会話が必要であればはやめにすませておきましょう。

またちょっとした会話も、積み重ねにより業務時間を圧迫します。

ストレス解消や円滑なコミュニケーションのために「おしゃべり」は有効ですが、くれぐれも「適度な区切り」の際に行うようにしましょう。

退社間際だと同僚も気が緩んでいてつい長くなりがちですので、退社の際は脇目もふらず「お疲れ様でした!」と足早に職場を去ることもテクニックの一つですね。

残業削減方法4.仕事の内容を圧縮する

「1日の業務量が多すぎて、残業前提でないとどうしようもないよ・・・」こんな悩みをあなたは抱えていないでしょうか。

たしかに忙しい職場環境だと、プラス1時間の残業が最初から見込まれている場合がありますね。

ワークJ
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ほぼ強制的に組み込まれているとキツイですよね

もし残業時間が外的要因(接客業やコールセンターなど)に左右されるのであれば、劇的に削減するのは難しいかもしれません。

それでも業務の一部を絞ることで、残業量を必要最低限まで圧縮することは可能です。

例えばメールチェック

あなたのメールトレイがいつも膨大なメールで満たされている場合、全て確認することは大きなロスです。

メールの本質は「内容を把握して業務を滞りなくすすめる」ためであり、重要かそうでないかを振り分けることではありません。

そのためにもメールのフォルダ仕分けを適切なものにすることが重要です。

私の場合は以下のような仕分けにしています。

①01.拠点長のメール(自分が所属している事業所で一番偉い人)

②02.所属部署の責任者からのメール

③03.人事部門/管理部門からのメール

④04.直属の上長からのメール

番号を振っているのは、重要度にあわせてフォルダの並びを変えるためです。

また、メール総量が多いものは、別途フォルダ仕分け(ゴミ箱直行も含む)を行います。

また、メールについては確認する時間を決めておくことも大事です。

ついついダラダラと見てしまいがちですが、そこに生産性はなく、単に「お仕事スロットマシン」に呆けていることになってしまいます。

他にも「作業」と読んで差し支えない業務は、実施するタイミングを見直すことで効率があがることがあります。

午前中の頭が冴えている時間帯に作業をするのではなく、昼ごはんを食べたタイミングや、退社が近くなるタイミングに実施する、など工夫をしてみましょう。

●ダラダメメールを見ないようにしよう

●ルーチンワークなどの作業は、うまく隙間時間を埋めることで消化しよう

残業削減方法5.仕事を周りに分担する

残業を抑えたい場合、自分一人で複数仕事を抱えてしまうのは大敵です。

というのも、「早く帰りたい時に限って」想定外のタスクが降ってくるからです。

ワークJ
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しかも普段残業するよりも遥かに遅い時間まで会社に拘束されたり・・・

レギュラーなタスクが多いほど、いざというときに身動きが取れなくなります。

よって、あなたのタスクを棚卸しした上で、できるだけ多くの人に分散できる仕組みを考えることが大事です。

もしかすると他の人間がかかわることでタスクの質が一時的に低下するかもしれません。

しかし会社のことやあなた自身のことを考えると「あなたしかコントロールできない」タスクはないほうが良いのです。

まとめ

5つほど残業を削減するテクニックを書きましたが、いずれも共通するのは「会社の中といえども自分のスケジュールは自分でコントロールする」ことにつきます。

それは同時に「効率よく動くため、成果にも結びつきやすい」行動といえるでしょう。

定時できりあげるということは、仕事を保留にしたり周囲にぶん投げることではありませんん。

仮にそのようなことをしてもあなたの社内での立場が悪くなっては元も子もありませんよね。

ただ、効率的に仕事を片付けても、際限なく仕事が降ってくることもあります。

そのためにも、あなた自身が会社と一線を引く意思表示が必要なことも頭に入れておくとよいですね。

それでもあなたの時間を犠牲にせざるを得ない時は・・・

今回の記事はあくまで「残業を残業として処理してくれる」組織を前提に書きました。

サービス残業を強要したり、オーバーワークを平気で押し付けてくるようなブラックな仕事場で通用するものではありません。

こういった仕事場で働いていると、自覚がなくても自分の心身が悲鳴を上げていることがあります。

あなたの職場にメンタルをやられている方が多くいるようであれば、世間的にみてよい環境とは言い難いです

よほどあなたにとってやりがいがある職種ならさておき、そうでなければ「あなたの人生を尊重し、公私共に充実できる」職場を探すのが賢明といえるでしょう。

常日頃からリサーチをかけておくと、いざという時に窮地に立たなくてすみますよ。

でも、求人情報雑誌には大してよい条件のお仕事は載ってませんし、ハローワークにいくのもなんだか気が滅入りますよね。

ならばあなたの代わりに、あなたにピッタリな仕事を「リクルートエージェント」さんに探してもらいましょう

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もちろん登録に一切お金がかかることはありませんし、紹介してくれた仕事を断わっても全く問題ありません。

転ばぬ先の杖、ではないですが、いざ窮地に立たされるまえにこういった転職エージェントをしっかり活用していくのが厳しい社会を生き抜く知恵ですよ!